Correspondentie met een ambassade is een officiële correspondentie met een overheidsbureau en dient altijd formeel. De notatie van een formele brief bevat de adressen van zowel de afzender en ontvanger, een aanhef waarin de lezer door de titel en een formele sluiten. De formele afsluiting omvat een afsluitende alinea die eraan herinnert dat de bedoeling van de brief staat, de lezer Bedankt voor zijn tijd, contact informatie wanneer het gerechtvaardigd is, het woord "oprecht" gevolgd door de naam van de afzender.
Lees over de inhoud van uw brief. Beoordelen of uw brief is voornamelijk informatief geweest, of u bent het maken van een verzoek.
De laatste alinea beginnen door te verklaren duidelijk welke directe actie u nodig van de Ambassade van uw verzoek, indien van toepassing. Bijvoorbeeld, als u ter ondersteuning van een familielid visumaanvraag intoetst, schrijf "Gelieve goedkeuren van Mr.---'s visitor visum voor de twee maanden dat hij mij en mijn familie in de Verenigde Staten zal bezoeken."
Aanvullende informatie toevoegen aan de alinea die direct betrekking op dat verzoek heeft, zoals "zullen we zeker Mr.---keert terug naar [naam van het land] op of vóór de vervaldatum. Informatie die is geschreven in eerdere paragrafen niet herhalen. Het verstrekken van contactgegevens, bijvoorbeeld een e-mail adres en telefoon nummer.
Einde van de laatste alinea met "Dank u voor uw medewerking." Deze zin kan ook een einddatum lid vormen als de brief louter informatief is en geen verzoek wordt ingediend van de ambassade.
Druk op de return-toets twee keer tussen het lichaam van uw brief en het einde.
Toevoegen "Oprecht" gevolgd door een komma. Zorg ervoor dat "Oprecht" is omgezet in een hoofdletter. Druk nogmaals twee keer op de return-toets. Als doen dus de brief naar een tweede pagina verplaatsen zal, verwijdert u een van de ruimten tussen de afsluiting alinea en "Oprecht."
Typ uw naam en elke officiële titel die u kan houden. Alleen officiële titels ten opzichte van de brief zelf opnemen. Als u namens een bedrijf schrijft, vervolgens bijvoorbeeld uw officiële titel met dat bedrijf. Als u als individu buiten een hoedanigheid schrijft, moet geen titel worden opgenomen. Het is gebruikelijk om de titel te typen op de regel onder de getypte naam van de afzender, maar dat is niet verplicht. Sommige titels, zoals "Esquire," volgen gewoonlijk de naam van de afzender.
Tekent u uw naam met de hand in de blauwe of zwarte inkt in de ruimte tussen uw getypte naam en de "Oprecht."
- Gebruik "please" bij het maken van uw aanvraag samen met andere vormen van etiquette ten opzichte van het land de ambassade vertegenwoordigt in de brief.
- Een formele brief moet worden getypt op een schrijfmachine of computer.
