Overschakelen van handleiding naar geautomatiseerde boekhouding is een stapsgewijze proces dat eenvoudig en efficiënt kan worden bereikt. Als het is het einde van het boekjaar, kunt u beginnen met het begin van het nieuwe fiscale jaar. Er is geen behoefte om in te voeren gegevens van voorgaande perioden, met uitzondering van de ultimo jaarrekening. Als het is niet het einde van het jaar, moet u beslissen of u wilt wachten tot het einde van het jaar of de input in het systeem alle gedetailleerde gegevens tot op dat moment in het jaar.
Onderzoek, en beslissen over de computerapparatuur die u nodig heeft voor uw geautomatiseerde boekhoudsysteem. De meeste PC's hebben vandaag de capaciteit voor een off-the-shelf accounting pakket voor een klein bedrijf. Zorg ervoor dat uw computer een harde schijf met verscheidene gigabytes aan opslagruimte heeft. Naarmate de tijd verstrijkt op uw geautomatiseerde records zal groeien en u wilt de computer enkele jaren duren. Ook zult u tekstverwerking en spreadsheetprogramma's, evenals Internet en e-mail vermogen.
Instellen van uw computerapparatuur en uw Internet-verbinding tot stand brengen. Deze stap is belangrijk, omdat alle boekhoudkundige softwarepakketten on line help beschikbaar hebben zal als u een probleem tegenkomt. Ook als onderdeel van uw computer setup vastgesteld een back-up van uw bestanden. U moet de backup van uw gegevens elke dag of zelfs meer vaak wanneer u aan iets kritisch werkt. Gemakkelijk kunnen back-ups maken op draagbare schijven. Het is belangrijk om te beseffen dat een boekhoudsysteem een database waaruit de gegevens worden opgehaald wanneer dat nodig is.
Onderzoek, en beslissen welke boekhoudkundige softwarepakket is meest geschikt voor uw bedrijf. De meeste kleine bedrijven doen prima met een out-of-the-box softwarepakket, zoals QuickBooks of Peachtree.
Het softwarepakket instellen door het volgen van de ingebouwde menu's. Vast een rekeningschema voor uw grootboek. Instellen van uw bankrekeningen en toevoegen van alle nodige informatie over uw leveranciers en uw klanten.
Voer de gedetailleerde transactiegegevens die nodig zijn om de geautomatiseerde boeken up-to-date. Je moet aan het invoeren van de jaarrekening van de einde van het jaar van het voorgaande jaar als uw begin saldi voor het lopende jaar. Vervolgens toets de gedetailleerde transactiegegevens voor elke maand van het huidige jaar totdat u up to date zijn. Als het is het einde van het jaar, gewoon ingesteld op de begin-saldi voor de new year en werk forward, voeren boekhoudkundige gegevens als transacties en gebeurtenissen. U werkt nu op een geautomatiseerd boekhoudsysteem.
Beslis als u boekjaar-jaarrekening in het systeem ingevoerd wilt. Om geschiedenis in de geautomatiseerde records, kunt u de jaarrekening van voorgaande jaren. Je kunt dit maandelijks, per kwartaal of jaarlijks gaat terug enkele jaren. Er is geen noodzaak om toe te voegen de gedetailleerde transactiegegevens aan de geschiedenis maar er moet een spoor terug te gaan naar de handmatige records.
