Een vooraf goedgekeurde betalingsplan, ook wel bekend als een PAPP, biedt gemak voor zowel uw klanten als uw afdeling facturering. Door uw bedrijf een bepaalde hoeveelheid middelen van een controle- of spaarrekening overzetten op een vooraf bepaalde datum, hebben uw klanten niet te maken met het gedoe van periodieke betalingen. Ook bevrijdt de regeling uw afdeling facturering van de afgifte van facturen en sommige betalingsverwerking. Omdat u moet een schriftelijke toestemming voor toegang tot een rekening gehouden door een andere klant, moet u de toegang tot de account in het schrijven met een PAPP formulier beveiligen.
Het verzamelen van fundamentele klantgegevens. Opmaak van secties op het formulier voor klanten om hun naam, bedrijf telefoonnummer en factuuradres op het PAPP-formulier. Een veld voor alle stukken van klantgegevens die uw facturering afdeling voor elke klant onderhoudt opnemen.
Het verzamelen van informatie over de betaalrekening waaruit de klant betaling machtigt. Verzamelen van de naam en het adres van de home bank, haar bewerkingsplan nummer--het eerste negen-cijferige nummer bevindt zich in de linkerbenedenhoek van een selectievakje-- en het bankrekeningnummer--de reeks getallen die volgen op het nummer van het bewerkingsplan. Banken bedenken hun eigen account nummering systemen, dus deze kunnen elke gewenste lengte.
Verzamelen een vernietigde cheque van de klant de bankrekening informatie te bevestigen.
Verstrek een schriftelijke verklaring die uw bedrijf te maken opnames van de opgegeven account als nodig machtigt. Als de facturering datum en bedrag gefactureerd constant blijven, laat blanks voor de klant of de facturering Agentschap om te voltooien. Een voorbeeldverklaring er zo uitzien: "ik hierbij toestemming (bedrijfsnaam) om mijn account voor $__ op de __ van elke maand te debiteren. Ik verklaar dat ik heb de autoriteit te machtigen het afschrijven van bedragen van de hierboven genoemde rekening, en ga akkoord met de voorwaarden en bepalingen gepresenteerd door deze overeenkomst."
Ruimte bieden voor klanten om te onderteken en dateer de instructie voor het machtigen van uw account.
Omvatten alle gebruiksvoorwaarden die u nodig heeft in een sectie van de "Algemene voorwaarden". Deze items bevatten bepalingen waarvoor de klant verantwoordelijk voor geretourneerde of geweigerde vergoedingen en kennisgeving van verandering van accountgegevens een week voorafgaand aan de facturering datum, evenals overzicht bepalingen voorzien in uw bedrijf of de klant de overeenkomst met schriftelijke ingebrekestelling te ontbinden.
- Terwijl u het originele exemplaar van de PAPP-overeenkomst behouden moet, moet het worden gehouden op een veilige plaats om te houden van de financiële gegevens van uw klanten beschermen tegen degenen zonder toestemming te gebruiken.
