De noodzaak om te communiceren is essentieel voor de mens. Vanaf het moment dat een baby eerst richt zich van haar ogen op een menselijk gezicht, is het belang van communicatie gevestigd. Niet alle communicatie is verbaal. Mensen communiceren met hun lichaamstaal, hun oogcontact en de gebaren. Een persoon die wenst te verbeteren van haar communicatievaardigheden moet leren zo veel over het onderwerp als ze kan. De aard van mededeling verandert zoals technologie alle gebieden van het leven doordringt. Mensen kunnen een bericht communiceren in seconden naar bijna elke hoek van de wereld. Dit niet, echter wijzigen de essentiële aard van communicatie; het verzenden van een bericht van de ene persoon naar de andere.
Het formuleren van het idee in je geest. Je zou denken aan iets die u wilt relateren aan een andere persoon. Dit is het punt waar het idee treedt op en is de eerste fase van communicatie.
Het bericht te coderen. Door codering zet u het in de taal of een stijl die past bij uw bericht en uw ontvanger. U zou bijvoorbeeld het coderen van een bericht dat u wenst te geven aan een klein kind anders uit een bericht dat u wilt geven aan een professionele collega.
Overdracht van het bericht. U kunt dit doen door te spreken, bellen, schrijven, e-mailen of met behulp van een van de vele beschikbare communicatiemiddelen.
Het bericht als u de persoon die het bericht wordt gegeven aan. Luisteren of lezen van het bericht.
Het decoderen van het bericht dat u hebt ontvangen. Geestelijk verwerken van de informatie in een formulier dat aan u steek. Een voorbeeld hiervan zou een persoon opzoeken van een woord in het bericht dat hij niet begreep
Begrijpen de boodschap. Dit is de laatste stap van het proces en een belangrijk. De meeste mensen herkennen dat berichten kunnen worden verzonden, beluisteren of lezen, maar dit is geen garantie voor succesvolle communicatie.