Recordbeheer is een administratieve functie die van een organisatie records houdt. Het omvat het beheer van records via bewaarbeleid, classificatie, opslag, bewaring en vernietiging. Een record kan worden tastbare, zoals papier en film, of gewoon bestaan van digitale informatie elektronisch opgeslagen. De meeste moderne organisaties slaan het grootste deel van hun platen in digitale vorm.
Document managementsysteem
Een documentbeheersysteem bevordert creëren, vinden en delen van informatie. Het meestal neemt de vorm aan van bedrijfssoftware en helpt bij het organiseren en verspreiden van de organisatorische knowledge base. Een DMS beschikt over gemakkelijke toegang tot relevante gegevens en informatie-mijnbouw vergemakkelijkt. Het zijn vaak uitgerust met beveiligingsfuncties. Veiligheid is belangrijk voor het onderhouden van een organisatie kritieke gegevens en bedrijfsgeheimen en DMS beveiligingsfuncties ook dienen ter bescherming van de persoonlijke informatie en klant gebruikersgegevens.
Content managementsysteem
Een content managementsysteem bestaat uit de regels, procedures en processen die worden gebruikt voor het beheer van de workflow voor een organisatie. Een voordeel van een CMS is het vermogen van eind-de gebruikers kunnen samenwerken aan documentcreatie en herziening. Organisaties gebruiken een CMS als centrale gegevensopslag. De gecentraliseerde toegang tot documenten biedt een platform voor eindgebruikers te controleren, herzien, publiceren en voeg commentaar. Een CMS ook vergemakkelijkt de communicatie tussen gebruikers.
Bibliotheek beheersysteem
Een bibliotheek managementsysteem is een enterprise resource planning systeem voor een bibliotheek. Het wordt gebruikt om afzonderlijke items en rekeningen van de gebruiker te volgen en te controleren een volledige bibliotheekcollectie. Het LMS bestaat uit een centrale database en een methode voor de opdrachtgevers en de medewerkers om te interageren met het systeem. Medewerkers Bibliotheek/IEC hebben toegang tot functionaliteit waarin acquisities, catalogiseren en bloedsomloop. Seriële abonnementen worden ook bijgehouden van het LMS.
Digitale Imaging systeem
Digitale imaging systemen geven organisaties de mogelijkheid om vastleggen, opslaan en distribueren van een enorm aantal records via elektronische netwerken. In het verleden vertrouwde bedrijven op papier en film voor opslag. Een DIS versnelt het zoeken en ophalen van documenten en informatie. Organisaties kunnen aanzienlijke opslagruimte vanwege de afname van de behoefte aan archiefkasten en andere opslagapparaten opslaan. Online verspreiding van gegevens en het vermogen om te integreren met andere systemen voor het beheer van informatie is het belangrijkste voordeel van een DIS.
