Memo's zijn een van de meest genoemde kenmerken van het dagelijks leven van het Bureau; ze lijken te ontspringen bijna overal, en kunnen betrekking hebben op een bijna nooit eindigende reeks van onderwerpen. Echter, afgifte van memo's is gedaan voor diverse fundamentele doeleinden, en normaal heeft duidelijk herkenbare doelen; Deze betreffen meestal oplossen van situaties en het verstrekken van aanvullende informatie over een kwestie die niet een eigen vergadering rechtvaardigen.
Problemen
Problemen snel geïdentificeerd en besproken in het kader van een memo, waardoor werknemers onmiddellijk bewust van mogelijke problemen en nieuwe uitdagingen aan de horizon. Deze problemen kunnen variëren, zoals sommige ontwikkelingslanden tendensen op lange termijn (bijvoorbeeld, een daling van de effectiviteit van een bepaalde afdeling) kunnen bespreken, of wellicht minder formeel en meer directe (zoals te laten de medewerkers weten over naderen van slecht weer voor hun reis naar huis). Een kenmerk van deze memo probleemgestuurd is dat ze feedback verzoeken kunnen om te overwegen van mogelijke oplossingen en strategieën voor de toekomst.
Oplossingen
Oplossingsgerichte memo's kunnen bieden een selectie van informatie; voorbeelden zijn snelle-oplossingen voor technische storingen, aangekondigd dat er een nieuwe strategie is vastgesteld voor een bestaande probleem aan te pakken, of het verstrekken van bijgewerkte informatie over post codes en beveiligingsmechanismen. Oplossingsgerichte memo's zijn ook een gelegenheid om aandacht te schenken aan werknemers die blijk hebben gegeven het nut of de creativiteit bij het aanpakken van specifieke problemen, laten andere werknemers weten over hun successen (bijvoorbeeld: "We bedank Mathew Baker voor de coördinatie van de werkzaamheden ter verbetering van onze mainframe computer, zodat het systeem aanzienlijk sneller dan de vorige maand functioneren.").
Feedback
Feedback-op basis van memo's komen in een grote verscheidenheid van vormen, hoewel dit kunnen worden gedifferentieerd tussen memo's verzonden naar meerdere werknemers en memo's die worden verzonden naar een enkel individu. Wanneer feedback memo's zijn verzonden naar een grote groep, kunnen zij de werknemers over zaken eerder opgevoed in vergaderingen, het geven van een gevoel van context en chronologie aan eerdere discussies (een voorbeeld hiervan zou worden bedanken werknemers voor het deelnemen aan een bloed-schijf of team-werkende oefening) bijwerken. Wanneer feedback is verzonden naar een enkele werknemer, zullen het normaal echter zeer specifieke en gerelateerd aan het bespreken van de kwaliteit van de werknemer uitgestuurd en welke gebieden moeten worden toegespitst op voor toekomstige verbeteringen.
Reacties op situaties
Het kan af en toe dienstig voor managers voor het verzenden van memo's betreffende lopende gebeurtenissen of officiële opmerkingen over bepaalde situaties; bijvoorbeeld, "We wil bieden oprechte dank aan de brandweer van de stad voor hun medewerking tijdens onze recente magazijn brand." Dit type memo kan ook bevatten instructies voor werknemers niet publiekelijk commentaar over met name interne kwesties: bijvoorbeeld, "wij zou willen verzoeken om dat alle medewerkers zich onthouden van publiekelijk speculeren over onze mogelijke fusie met een ander bedrijf, want dit lopende overeenkomsten ondermijnen kan."
