SAP is een zakelijke oplossingen software die biedt de mogelijkheid om te integreren en beheren van gegevens met betrekking tot financiële kwartaalrekeningen, verkoop, personeel records en documenten gearchiveerd. De core business gegevens gerelateerd aan leveranciers, verkoop en materialen worden opgeslagen in de vorm van master records. Één dergelijke hoofdrecord gebruikt om inkooporders staat bekend als de gegevensrecord voor de aankoop of PIR. De PIR bevat geïntegreerde informatie met betrekking tot productiemateriaal en de leveranciers aanleveren van het materiaal.
Structuur van Records
Aankoop informatie record, meer in het algemeen aangeduid als info record, houdt het record van leveranciers en de materialen die ze hebben geleverd. Een aparte info record wordt meestal onderhouden voor elke verkoper of leverancier. De info-record bevat meestal velden voor zoals materiaalkosten, aankoop van ordernummers, datum kolommen voor het bijhouden van tijd verwacht voor leverancier te leveren van de grenzen van het materiaal en validatie om te controleren over en onder de leveringen. Een info-record kan worden gemaakt om te handhaven materiaal aankopen zowel op het niveau binnen de organisatie of op een planten- of afdelingsniveau.
Typen Records
Afhankelijk van de aard van het materiaal aangeschaft bij een leverancier, de info-record kan worden onderverdeeld in vier types: standaard, onderaannemer, pijpleiding en zending info records. Een standaard info-record onderhoudt gegevens gerelateerd aan routine of regelmatige inkooporders. Gegevens voor onderaannemer inkooporder worden bijgehouden door een onderaannemer info records. Een pijpleiding info record onderhoudt de informatie van grondstoffen die niet zijn gekocht in termen van materiële goederen maar geleverd als een stroomlijn-service. Voorbeelden voor pijpleiding leveringen zijn water, elektriciteit of het internet. Ten slotte bevatten info verzendingsdocumenten gegevens met betrekking tot de periode-specifieke of tijdgebonden zending bestellingen.
Info Record maken
Een aankoop informatie-record, in SAP, kan handmatig of automatisch worden gemaakt. SAP manual transactiecode ME11 wordt gebruikt om een handmatige info-record te maken. De invoerwaarden waardoor een info-record zijn leveranciersnummer, materiaalnummer, organisatiecode, plant code en info categorie. De handmatige inwerkingtreding een info recordformulier kunt tevens extra gegevensinvoer gerelateerd aan materiaal en leverancier informatie.
De aankoop informatie records kunnen ook automatisch worden gemaakt van de beschikbare leverancier of materiële master records. Een aankoop info record tekstvelden kan bevatten en kan worden aangepast volgens de bedrijfsvereisten.
Info Record bijwerkt
De SAP-transactiecode ME12 wordt gebruikt voor de aankoop informatie record handmatig te wijzigen. De "infoUpdate"-veld in de aankoop record kan ook worden gebruikt de informatie record bij te werken. Dit veld wordt automatisch bijgewerkt voor de aankoop informatie record op de achtergrond die relevant is voor de order formulier wijzigingen aangebracht op de voorgrond.
