Als je zijn belast met de planning van een promotiecampagne, kunnen uw inspanningen culmineren in een speciale gebeurtenis te bouwen bewust te maken van uw bedrijf, het informeren van consumenten over uw producten en/of diensten of het versterken van uw reputatie in het bedrijfsleven. Of uw promotie een conferentie, gezondheid, eerlijke, seminar, opendeurdag of een "after hours" sociale bedrijfsgebeurtenis is, is er vaak veel te doen en veel details te houden. Maak een "to-do" lijst en bijwerken elke dag, details zijn gebonden aan het veranderen regelmatig. Maar eerst, het ontwikkelen van een plan dat gidsen van uw beste inspanningen van de campagne vóór, tijdens en na het evenement.
Doelstellingen voor uw evenement. Beslissen of u gewoon wilt "het creëren van bewustzijn" van uw bedrijf en, zo ja, hoe u van plan bent voor het meten van succes van het evenement. Te beslissen of u wilt richten op een specifiek aantal prospecten of klanten. Zo ja, komen op een redelijk doel en hoe te bereiken. Gebeurtenissen zonder duidelijke doelstellingen zou een verspilling van tijd (tenzij, natuurlijk, heb je tijd te verspillen).
Verduidelijken uw doelgroep. "Iedereen" jij mag niet op de gastenlijst; Beperk de lijst tot de mensen die u kunnen helpen om uw doelstellingen voor het evenement.
Gasten tussen vier en zes weken vóór de gebeurtenis per post of e-mail uitnodigen en vragen om een RSVP, zodat u kunt dienovereenkomstig plannen. Stuur een herinnering per week vóór het evenement. Beter nog, hebt u de tijd en middelen, een persoonlijke herinnering telefoongesprek voeren.
Bepalen van een realistische begroting voor het evenement, de operatieve woord "realistisch." Sommige van de uitgaven die u kan oplopen kan omvatten, maar mag niet worden beperkt tot: eten en drinken, apparatuur en meubilair verhuur; decoraties en bloemen; Amusement; presentatie en/of audio-visuele apparatuur; marketingmateriaal en promotionele geschenken; en/of wedstrijden op het evenement.
![]()
Een team van mensen vestigen en toewijst hen specifieke taken op je to-do lijst. Zorg ervoor dat zij begrijpen precies wat van hen wordt verwacht op het evenement. Hen aanmoedigen om te denken van de rampenplannen. Bijvoorbeeld, belast de werknemer met het bestellen van 250 klapstoelen moet een back-up Stoelindeling ontwikkelen als de toeleveringsbedrijf een uur voor het evenement roept om het verslag van een drie uur durende vertraging met de levering. Geen paniek onder uw planningsteam veroorzaken, maar hen voorbereiden op de mogelijkheid dat sommige snafu vrijwel zeker zal optreden.
Plot de tijdlijn van uw promotie evenement, waardoor mensen tijd om sommige verfrissingen en socialiseren vóór hun aandacht te vestigen op alle geplande activiteiten. Uw doel moet zijn om te houden van het evenement interessante en levendige terwijl geven gasten vrije tijd praten onderling te mengen.
Voeren een proefrit een dag voor het evenement. Laat iedereen zien waar u wilt uw gasten ontmoeten en waar het eten en drinken zijn ingesteld. Hen voorbereiden op een getimede attractie, zoals een toespraak, tour of demonstratie. Moedig uw team maken hun eigen "buddy-systeem", zodat als een probleem en ze hulp nodig hebben, ze weten van tevoren wie ze kunnen bereiken voor die helpende hand.
Maak een registratieblad en plaats deze in de buurt van de deur. U kunt de informatie gebruiken follow-up met uw gasten en danken hen voor het bijwonen van uw evenement, beoordelen het succes van uw campagne en houden contact met hen voor toekomstige aanbiedingen. Naamkaartjes zetten deze tabel ook verlichten introducties tijdens het evenement.
Beslissen over een redelijke termijn voor de campagne voort te zetten na het evenement voorbij is. Vergeet niet dat nieuws oud zeer snel wordt. Blijven van het spel. Relais voor de eerste week na het evenement, de hoogtepunten aan cliënten en klanten, zowel op de telefoon en in persoon. Geef ze alle marketing- of promotionele materialen die je nog in een geest van goede wil. Vermelden van de promotionele gebeurtenis in e-mails, nieuwsbrieven of andere correspondentie, misschien onder een kop, dat luidt: "wij juffrouw u ditmaal; Wij hopen u te zien volgende keer. "
- Als u probeert om een goede en vriendelijke indruk op uw gasten, vergeet niet dat uw imago en identiteit in het geding, ook. Het betaamt je professionele keuzes qua dresscode en drankje aanbod te maken--niet gewoon om indruk op uw gasten, maar de mensen die zij in de komende dagen en weken aan zal spreken.
- Neem foto's van uw promotie evenement. Toepassing van de foto's later naar marketing materialen, met inbegrip van uw website.
