Beleid wijzigen letters zijn moeilijk om te schrijven omdat de wijziging meestal niet ten de cliënt of de werknemer goede komt, zelfs als het nodig is. Beleidsverandering letters, zoals elke letter overbrengen van negatief nieuws, vereisen zorgvuldige voorbereiding en aandacht. Als u de brief zorgvuldig, kan het verklaren de reden voor de wijziging en behoud van de goodwill van de cliënten of medewerkers.
Wat die u nodig hebt
- Bedrijfsbriefpapier
Gebruik het briefhoofd van uw bedrijf. Omdat deze brief een juridische kennisgeving van een wijziging van het beleid is, zou moeten het officiële en formele kijken.
Typ de volledige datum. Sla een witregel.
Typ de naam, organisatie en adres van de geadresseerde. Als deze brief een massa is kan mailing aan alle werknemers of alle clients, u weglaten van de naam en het adres of de functie Afdruk samenvoegen gebruiken in uw tekstverwerkingsprogramma automatisch invoegen de naam en het adres voor elke letter. Overslaan van een andere regel ruimte.
Typ "Geachte heer/mevrouw (naam)" gevolgd door een dubbele punt. Als dit een massa brief is, gebruik in plaats daarvan een generieke aanhef zoals "Geachte gewaardeerde klant" of "Beste werknemer". Overslaan van een andere regel ruimte.
Beginnen de brief met uitleg van het probleem, die hebben geleid tot de wijziging van het beleid. Gebruik geen feiten of statistieken die u zullen helpen overtuigen van de ontvanger. Het probleem altijd eerst te bespreken in een negatieve boodschap---als de ontvanger het probleem begrijpt, ze zullen meer waarschijnlijk te aanvaarden van uw oplossing.
Verklaren de beleidswijziging in specifieke, duidelijke taal. Uitleggen waarop het nieuwe beleid zal van kracht, de gevolgen van het niet volgen van het beleid, en alle details die de werknemer of cliënt nodig hebt voor het uitvoeren van de wijziging.
De cliënt of de werknemer bedanken voor haar tijd en samenwerking. Geef contactinformatie voor haar te gebruiken als ze vragen over het beleid heeft.
Typ "Oprecht", en drie witruimte overslaan. Typ uw volledige naam en de titel. Tekent u uw naam boven uw getypte naam.
Maak een kopie van de brief voor uw administratie, en bieden een ander exemplaar voor uw juridische afdeling. Mail de oorspronkelijke letters. Als de wijziging van het beleid belangrijk is of uit een wijziging in een wet voortvloeit, moet u de brieven sturen door aangetekende post zodat u een record van wanneer elke geadresseerde hun brief ontvangen hebben.
- Houd de brief kort en beleefd. Leg niet teveel negatieve nieuws, die tot onbedoelde mazen in de wijziging van het beleid leiden kan.
