In deze dag van de elektronische Bureau is het mogelijk om het concept van het indienen van papieren voor verleend. Ontwikkeling van efficiënte kantoor indienen van beleid kunt Bescherm belangrijke documenten beschikbaar en actieve documenten gemakkelijk te vinden. Ongeacht hoeveel documentatie wordt gedaan op computers, zal er altijd een bepaalde bedrag dat moet worden afgedrukt en met de hand geplaatst. Blijf op office depot en u kunt een efficiëntere office uitvoeren.
Verantwoordelijkheid
Ongeacht hoe gedetailleerd een kantoor indienen beleid worden kan, moet iemand verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid op een dagelijkse basis om deze effectief te zijn. Indiening overdraagt kan variëren afhankelijk van de hoeveelheid informatie te worden ingediend, de complexiteit van het bestandssysteem en hoe vaak informatie is ontvangen en moet worden opnieuw geplaatst.
Met een beleid van goede indiening, worden de indiening slechts moet door de verantwoordelijke persoon. Als iemand anders een document verwijdert, moet er een regel dat het document wordt geplaatst in een mand "in" om te worden ingediend door de verantwoordelijke partij. Als er meerdere mensen verantwoordelijk voor indiening zijn, moet u een systeem maken voor elke map waar de laatste persoon die iets geplaatst hun initialen ondertekenen moet. Teneinde een goed archiveringssysteem, moeten verantwoordelijke mensen verantwoordelijk worden gehouden.
Kleurcodering
Volgens PowerHomeBiz.com is een van de manieren om uw bestanden geordend houden door kleurcodering voor hen. U kunt kleuren codebestanden met behulp van gekleurde tabblad stickers, of u kunt kopen bestandsmappen van verschillende kleuren te gebruiken in uw kasten.
Wanneer u van elkaar door kleur scheiden, is het wellicht efficiënter gebruik van de kleurcodering systeem voor de meer uitgebreide rubrieken en vervolgens een ander systeem voor de sub-rubrieken. Bijvoorbeeld alle financiële documenten in groene bestanden kunnen worden gestopt, maar de documenten die betrekking hebben op fiscale informatie zou hebben hun eigen systeem in de plaats. Experimenteren met kleur codering van uw systeem met kleurcodes. Groene mappen kunnen worden gebruikt voor financiële documenten, maar rode tabblad stickers kunnen worden gebracht op de belasting-gerelateerde informatie.
Actieve en archivering
Uw meest gebruikte bestanden zullen degenen die moeten worden beschouwd als actief, en degenen die niet op een regelmatige basis zal worden hierna kunnen worden gearchiveerd. Een actieve bestandssysteem is dynamisch en laat ruimte voor uitbreiding en aanvulling. Zodra een document heeft geacht buiten de actieve fase, wordt het verplaatst naar het archiveren. Houd uw actieve bestanden beschikbaar voor degenen die ze nodig hebben en houden op het organiseren van uw actieve bestanden elke dag.
