De functie van de agenda in Microsoft Outlook 2007 is handig voor het bijhouden van uw vergaderingen en afspraken. Niet alleen kunt u uw eigen dagelijks leven, u kunt ook de functie "Agenda delen" andere mensen toegang verlenen tot uw plannen. Bovendien kunt u instellen op het niveau van toegang u aan mensen verleent; of wilt u openbaren alle details van uw planning of laat hen enkel weten wanneer u vrij of bezet bent.
Een agenda delen
Selecteer "Kalender" in het navigatiedeelvenster. Klik op "Mijn agenda's" voor een overzicht van uw opgeslagen agenda's hebt u meer dan één.
Met de rechtermuisknop op de kalender die u wilt delen en kies "Machtigingen wijzigen delen." Dit wordt de "Agenda-eigenschappen" dialoogvenster geopend met het tabblad van de "Machtigingen" weergegeven.
Klik op 'Toevoegen'. Het dialoogvenster "Gebruikers toevoegen" wordt geopend. Selecteer de naam van de persoon of groep met wie u wilt uw agenda delen van het schuifblokje klikt, of typ de naam in het vak "Zoeken". Klik op de "toevoegen >" knop en klik op "OK" om terug te gaan naar "Kalendereigenschappen".
Instelling machtigingen voor agenda
Selecteer de contactpersoon die u zojuist hebt toegevoegd uit de scroll-lijst in het tabblad "Machtigingen" van de "Agenda-eigenschappen" dialoogvenster. Gebruik de "Machtigingsniveau" drop-down menu om te Selecteer het gewenste machtigingsniveau. Machtigingsniveaus zijn: eigenaar, Publicerend redacteur, redacteur, Publicerend auteur, auteur, medewerker, Reviewer, aangepaste en geen.
Selecteer of Deselecteer opties in de "Lees," "Write", "Items verwijderen" en "Andere" secties aan te passen uw gewenste machtigingsniveaus. Klik op "OK" om de wijzigingen op te slaan.
Machtigingen wijzigen na het opslaan, door rechts te klikken op de desbetreffende kalender in de lijst "Mijn agenda's" en selecteren "Sharemachtigingen wijzigen" tot de "Agenda-eigenschappen" dialoogvenster en de "Machtigingen" tab. Selecteer een contactpersoon zijn machtigingen wijzigen, of klik op de knop "Verwijderen" om te verwijderen van zijn toegang tot de agenda.
- Als u 'Privé' op een item in uw agenda selecteert en u niet dat mensen met toegangsmachtigingen wilt te kunnen zien, selecteer "Geen" in de "Lees" sectie van het tabblad "Machtigingen".
- U kunt alleen toegangsmachtigingen verlenen aan mensen met een Microsoft Exchange-account. Om agenda's te delen met mensen zonder Microsoft Exchange, e-mail van de kalenders of ze naar het web publiceert.