Schrijven collectie brieven aan niet-betalende cliënten is een onvermijdelijk taak van elke ondernemer. Om te verhogen uw kansen van het krijgen betaald wat u verschuldigd bent, ambachtelijke een gedetailleerde Betalingsbeleid vóór de afgifte van credit en gebruik tact en professionaliteit wanneer u probeert om te verzamelen over achterstallige betalingen.
Maak een Betalingsbeleid voor
Voordat u toestaat dat een klant of client voor uitstel van betaling, betalen op krediet of betalen na levering van producten of diensten, ontwikkeling van een betaling die uw voorwaarden schetst. Daarbij moeten onder meer details over als je bedenkt dat een betaling achterstallige, zoals 10 dagen of 30 dagen nadat een factuur wordt afgegeven. Het moet tevens nauwkeurige gegevens over wat gebeuren zal als niet-betaling blijft, zoals de afgifte van boetes en achterstallige betalingen, stopzetting van de diensten of het nemen van juridische stappen.
Adres de bijzonderheden
Verwijzen naar uw overeenkomst met de klant bij het opstellen van de brief van uw collectie. Verwijst naar de volgorde, het factuurnummer, de datum van bezorging of aankoop en de datum waarop die de oorspronkelijke betaling verschuldigd is. Als er eerdere pogingen om te verzamelen, ook nog eens al die en geven de klant een totaal omvat dat sancties. Bijvoorbeeld, "uw bestelling van 1.000 flessen water werd geleverd op 1 oktober en een factuur voor $250 werd afgegeven via e-mail 3 oktober met een datum van de betaling van 3 November. Uw account is nu 30 dagen achterstallige en uw account is beoordeeld een vergoeding van $25, waardoor uw uitstaande saldo $275, onmiddellijk te betalen. "
Sympathiek, nog stevige worden
Terwijl sommige niet-betalende klanten kunnen hun rekeningen wordt ontwijken, anderen kunnen vergeten hun betaling datum of ernstige cash flow problemen hebben. Klanten geven het voordeel van de twijfel bij het schrijven van brieven van de collectie om te voorkomen dat ze op het defensief. Bijvoorbeeld, "We begrijpen onvoorziene omstandigheden kunnen voordoen en we willen werken met u om deze zaak te lossen." Deze aanpak niet beledigen van de klant, maar maakt het duidelijk dat de betaling te ongeacht de omstandigheden geschieden dient.
Verificatie documenten koppelen
Hechten aan uw collectie brief kopieën van eerder uitgegeven facturen, verleden correspondentie over de kwestie, een kopie van een ondertekende overeenkomst of schriftelijke overeenkomst en uittreksels uit uw Betalingsbeleid. Als u bereid bent te onderhandelen over het evenwicht of het nemen van deelbetalingen, een overzicht van de specifieke voorwaarden van uw aanbieding. Voorzien van een nummer te bellen als de klant vragen heeft en bevatten een vooraf betaalde, voorgeadresseerde envelop voor gemakkelijke betaling.
Gebruik van een advocaat
Als herhaalde pogingen om te verzamelen over de achterstallige betalingen niet vruchtbaar blijken, kan u ervoor kiezen om een advocaat de brief collectie namens u verzenden. Uw advocaat kan aanbevelen bedreigingen van geringe vorderingen Hof, een verwijzing naar een incassobureau, credit rapportage of andere rechtsvorderingen. Weeg de kosten-batenanalyse van wat het duren zou om het uitbesteden van uw inspanningen voor gegevensverzameling naar een juridische professional versus het bedrag dat u potentieel van uw klant verzamelen kunt. Bijvoorbeeld met behulp van een advocaat om te schrijven een brief van de collectie voor een 50 dollar bill misschien niet rendabel zijn, maar professionele hulp voor collectie op een rekening van $10.000 in dienst vrijwel zeker zou de moeite waard de kosten.
