Elke aanvraag voor een voorstel dient een sollicitatiebrief, zelfs als uw bod een beknopte samenvatting bevat. Elke één dient een ander doel, en ze werken samen niet alleen een goede indruk te wekken, maar ook om te bewijzen dat je begrijpt zowel de client als de de functie-eisen. Echter, omdat een sollicitatiebrief dat u de belangrijkste eisen van de klant begrijpen tonen moeten zonder steeds een mini voorstel, sommige mensen vinden dat het is moeilijker om te schrijven.
De juiste toon zetten
Uw relatie met de potentiële klant, en soms instructies in de RFP-kit, bepaalt u of de brief moet op een formele of persoonlijke Toon. Zolang je eerlijk en oprecht bent, zijn persoonlijke brieven waarin u complimenteren en bedanken de client vaak het meest effectief. Bijvoorbeeld, omvatten verklaringen zoals "Ik wil bij deze gelegenheid dank u voor al uw hulp" en "uw hulp en begeleiding bleek te zijn van onschatbare waarde" in de hoofdtekst van de brief.
Indeling en stijl
De brief met briefhoofd, briefpapier en een zakelijke brief indeling, verdelen in drie secties: een inleiding, een lichaam en een korte afsluitende alinea. Gebruik een serif-lettertype zoals Garamond, Georgië of Times New Roman, zoals veel mensen vinden serif lettertypen beter leesbaar. Beperk je sollicitatiebrief niet meer dan een of twee pagina's.
De Opening
Open de cover brief met een korte, relevante openingsverklaring zoals "Ingesloten is het voorstel dat ik u beloofd" of "Ik heb genoten spreken met u over uw voorstel-project." Volg dit met een paragraaf waarin u volledig begrip communiceren door het herhalen van de specifieke eisen die rijden de RFP. Vertel de lezer of het voorstel bevat eventuele bijlagen, en zo ja, kort wijzen op de inhoud, en eindigen de invoering door te geven van het tijdsbestek dat de offerte geldig is.
Het lichaam
Alle vereiste gegevens bevatten, zoals uw bedrijf geschiedenis, kwalificaties of verwijzingen die de RFP voor de hoofdtekst van de brief uitnodigen mag. Zich de rest van de brief richten op maximaal vier belangrijke klantbehoeften. Bijvoorbeeld, gebruik opsommingstekens om samen te vatten hoe uw product of dienst zal voldoen aan de belangrijkste wensen van de klant. Vouw vervolgens, op elk punt van de kogel in de resterende leden.
Het sluiten
In de afsluitende alinea, moet u de volledige informatie voor de point-of-contact persoon, met inbegrip van naam, titel, adres, telefoonnummer, faxnummer en e-mailadres opgeeft. Een "next step" of call-to-action, zoals "Ik zal u later deze week te beantwoorden alle vragen die u wellicht contact" of "Ik zal jullie volgende week om dit voorstel te bespreken" afwerking met een beleefde uitdrukking en uw naam en de titel.
