Conferentie-evenementen zijn spannend, maar een heleboel werk en planning. In veel opzichten is een conferentie een ondankbare taak. Voor het coördineren van een goed evenement, moet u tijd, een team en een plan. U moet plan logistiek, activiteiten en entertainment en helpen deelnemers met accommodatie en vervoer. Wilt u slimme bij de onderhandelingen over, flexibel in planning en creatief problemen kunnen oplossen.
Schatten van genodigden. Om goed plan de locatie, de sprekers, de workshops en de begroting, moet u schatten van het aantal deelnemers. U kunt uw schatting op die u wilt uitnodigen kunt baseren. Als u de record van de aanwezigheid van vorige evenementen hebt, kunt u die in te schatten.
Uw budget plannen. Als u uw werk, wil je alleen de hoeveelheid geld die je hebt te besteden. U zal willen weten hoeveel toe te wijzen voor de locatie en andere kosten.
Een overzicht van uw evenement. Zal de conferentie gebeurtenis drie dagen of vier dagen? Zal er een spreker voor de lunch en 's avonds? Of zal u elke avond gebeurtenissen helemaal? Op dit punt, uw plannen flexibel moeten zijn, maar het is belangrijk om een idee te hebben.
Boek uw locatie. Het is niet ongewoon voor conferentiebijeenkomsten als jaar van tevoren geboekt. Bepaal bij de onderhandelingen over het contract of u eigen catering wilt.
Save-the-date informatie sturen. Zodra u uw locatie-contract hebt, kun je genodigden weten wanneer en waar het evenement zal worden. Als u een website van de conferentie, alsook de datums online bijwerken.
Boek sprekers en entertainment. Wilt u zoveel sprekers gereserveerd zo spoedig mogelijk. Dit zal helpen u finaliseren van workshops en de plenaire vergaderingen. Ook hebben back-luidsprekers omdat onvermijdelijk, dingen anders blijken zal dan u gewend bent.
Wiel en deal. Als u uw plannen afgerond te krijgen, kunt u beginnen met het maken van plannen voor corporate sponsoring. Vragen van bedrijven om de sponsoren gebeurtenissen, prijzen te geven of helpen bevorderen van uw conferentie. Ook, kunt u contact opnemen met lokale hotels boek kortingen voor deelnemers. Als u niet traiteurs aanschaffen, treffen te voeden van genodigden.
Registratie instellen U accepteert of registraties online, per mail of via de telefoon, al uw processen in de plaats voor het beheren van registraties. Zorg ervoor dat alle van de kinks strijken en het oplossen van de processen tevoren.
Uitnodigingen. Nu dat u de processen en de informatie in de plaats, kunt u uitnodigingen verzenden. Het is geschikt voor het verzenden van uitnodigingen via e-mail voor conferentie-evenementen. Hebt u speciale gasten of VIPs, kunt u hen uitnodigingen verzenden per post.
Op alles voorbereid worden. Gewoon omdat de gebeurtenis is begonnen betekent niet dat uw baan is voorbij. Onvermijdelijk zal u moeten vragen beantwoorden, oplossen van een probleem of erachter te komen waar iets is.
Doen een wrap-up van de conferentie. De beste tijd om te leren van je fouten is wanneer ze vers in je geest. Neem een moment om te beoordelen met uw team-manieren die u op het evenement volgende keer verbeteren kunt.
