Voordeel organiseren kost veel tijd, maar het is een zeer bevredigende prestatie bij het voordeel succesvol is. Maar voordat u van plan om het even wat bent, bepalen welk type van voordeel die u zal organiseren. Als je een stille veiling doet, moet u gedoneerde kunstwerken; Als er een muziek-gerelateerde gebeurtenis, moet iemand contact opnemen met top-tekening lokale artiesten, die meestal twee tot drie maanden op voorhand boeken. Elke keuze leidt tot verschillende logistieke problemen.
Wat die u nodig hebt
- Voorschot promotie artikel
- Flyers, posters en ander promotiemateriaal
- Persberichten
- Kleine geschenken voor vrijwilligers (optioneel)
- Dank u kaarten (optioneel)
Voorlopige Planning
Bepalen hoeveel vrijwilligers nodig zijn. De getallen vermenigvuldigen exponentieel als u van plan bent een gala met uitgebreide maaltijden en drankjes, die moeten worden ingesteld, bediend en weer afgebroken.
Kies een locatie. Rekening worden gehouden met factoren die invloed hebben op aanwezigheid--zoals nabijheid van openbaar vervoer. Maak een korte lijst van drie of vier keuzes.
Bepalen hoeveel geld zal worden verhoogd en hoe het doel zal worden bereikt.
Delegeren van de Details
Verplichtingen van de gekozen locatie en alle deelnemende artiesten krijgen. Het ingewikkelder de gebeurtenis, hoe verder vooruit moet u plannen; twee tot zes maanden is de norm.
Het werven van een Comité van vrienden, collega's en zakelijke kennissen om verschillende aspecten van het evenement. Het plannen van wekelijkse vergaderingen bijhouden van de planning en hoofd af eventuele last-minute-problemen.
Zoeken naar sponsors om te helpen absorberen de kosten in verband met het voordeel, uit deur prijzen voor voedsel en PA systemen. De meeste sponsors zal ruilen diensten in ruil voor een promotie.
Probeer te regelen van de line-up van uw Commissie, sponsor en plaats binnen de eerste paar maanden van het organiseren. Ga op zoek naar vrijwilligers.
Getting the Word Out
Aanpak perscontacten over het doen van het verhaal van een voorschot op het voordeel. Als de ruimte niet beschikbaar is, bereid voor te leggen van een halve pagina persbericht waarin de details zijn. Controleer in een externe levende uitzending van de event site met uw lokale radiostation.
Juiste weergave materialen, met inbegrip van naamplaatjes, flyers en affiches, voor vrijwilligers flauwvalt of opgemaakt voor te bereiden. Zorg ervoor dat ze weten waarnaar juridisch stok flyers en affiches.
Een website om te antwoorden op vragen over het voordeel opgemaakt. Zijn grote sponsors, de gebeurtenis line-up en activiteiten, en hoe de fondsenwerving komt langs.
Reflecteren op succes
Zitten u met uw Commissie na de gebeurtenis om te bespreken wat werkte, of niet. Volg door met uw sponsors en hun feedback te krijgen.
Afgeven van kaarten of een beknopte brief aan vrijwilligers te bedanken.
Post van de fijne details op de website, met inbegrip van hoeveel geld werd opgevoed, hoe de begunstigde vergaan en--als u een lopende gebeurtenis--gemaakt details die toekomstige vrijwilligers en sponsors moeten weten in gearing up voor volgend jaar.
