Zakelijke bijeenkomsten Planning, organisatie, leiderschap nodig, bijhouden en opvolgen. Hoe uw project wordt uitgevoerd zal afhangen van de besluitvorming en de acties die uit de gezamenlijke inspanning van de vergadering mogelijk gemaakt voortvloeien zullen.
Wat die u nodig hebt
- planning
- agenda
- notities
- notulen vergadering
- vergaderzaal
De eerste stap is het opstellen van de agenda van de vergadering. De agenda is op de omtrek van alle zaken die discussie voor besluiten die noodzakelijk zijn om uw project of de doelstellingen zijn vereist. Een lijst van alle bekende problemen in een beknopt overzicht-formaat met opsommingstekens. Als u eenmaal de agenda opgesteld zal jij de problemen, en dan zult u weten wie moet zelf de vergadering bijwonen.
Een massa e-mail sturen of bellen voor alle personen die zelf de vergadering bijwonen en vraag naar hun beschikbaarheid met datums en tijden voor een periode van één week hebt u meerdere deelnemers moeten. Dit kan alleen een enorme uitdaging gegeven drukke schema's. Als u eenmaal ieders beschikbaarheid, Artikelkruisverwijzing de schema's voor een beschikbare datum en tijd. Plan voor voldoende tijd om te houden van de bijeenkomsten, en een bericht sturen naar alle deelnemers van de datum, start eindtijd, tijd en locatie van de vergadering, samen met een kopie van de agenda.
Bij de voorbereiding van de vergadering, hebben kopieën van de agenda verspreid naar alle deelnemers samen met alle documenten die het onderwerp van discussie worden zal. Display boards en power point presentaties moet klaar zijn voor weergave met ezels, laptop en noodzakelijke projector scherm. Ook de organisator van de vergadering moet worden voorbereid om te leiden van de vergadering en een record keeper moet het bijwonen van de vergadering om notities.
Bij het uitvoeren van de vergadering, moet de vergadering organisator/leider houden van de discussie op de rails. Discussie zal onvermijdelijk leiden tot tangentiële kwesties en off topic discussie, zodat de leider moet ervoor zorgen dat de discussie uiteindelijk keert terug naar de agenda-items. De leider moet ook bijhouden van de tijd en de discussie stroomt te raken alle punten op de agenda te houden. De leider dient een korte beschrijving van de agenda-items naar de discussie starten en ook vragen of aanvragen van de input van deelnemers aan de noodzakelijke inlichtingen inwinnen. De leider moet elk actie-item sluiten met de persoon die verantwoordelijk is voor de voltooiing van het item en een geschatte tijdschema voor de voltooiing.
Zodra alle agendapunten worden gesloten, de groep moet een follow-up vergadering indien nodig plannen of regelmatig terugkerende afspraak op een afgesproken dag en tijd.
De record houder zijn aantekeningen in een vergadering moet compileren minuten georganiseerd in overzichtsopmaak. Het conceptverslag moeten vervolgens worden verzonden aan de deelnemers van de vergadering om opmerkingen, correcties of wijzigingen. De notulen van de laatste vergadering moeten vervolgens worden uitgedeeld aan de aanwezigen en gebruikt voor follow up actie en als basis voor de agenda van de volgende vergadering indien nodig.
