In uw huis of werkplek papierloos gaan en over te schakelen naar een elektronisch depot systeem heeft zijn voordelen. Bespaart u ruimte in uw kantoor aan huis of op uw bedrijf, omdat u bovenmaatse bestandsverzamelingen door een enkele harde schijf vervangen kunt. Je hebt ook een gemakkelijke en snelle controle over de organisatie van de bestanden en mappen door gewoon maken en verwijderen van objecten uit de computer. U zien uiteindelijk een kostenbesparingen door niet hoeft te kopen van papier, inkt en toner, evenals het bestand mappen. Opzetten van een archiefkast papier gebaseerde systeem is ontmoedigend, maar converteren naar elektronische neerlegging is vrijwel moeiteloos met Microsoft's Windows 7 besturingssysteem.
Klik op "Start". Typ 'Libraries' in het zoekvak op de bodem van de "Start"-menu. Druk op "Enter".
Klik met de rechtermuisknop op een leeg gebied in het rechterdeelvenster. Selecteer 'Nieuw' en vervolgens 'Library' in het menu. Typ een naam voor de nieuwe bibliotheek, bijvoorbeeld "Groep en projectmanagement." Druk op "Enter".
Klik met de rechtermuisknop op de zojuist gemaakte map ' Bibliotheek ' en selecteer 'Eigenschappen'. Klik op de knop "Omvatten een map". Klik op de map of het gedeelde station letter, zoals C of D, klik in het linkerdeelvenster gewenste gescand door de bibliotheek. Aansluiten van een USB flash drive op de PC soms maakt u bijvoorbeeld een tijdelijke bestuurder brief, zoals "E." Klik op "Map omvatten."
Klik op het drop-down menu onder "Optimaliseren deze bibliotheek voor" en selecteer het bestandstype dat het beste die bibliotheek beantwoordt. Bijvoorbeeld, selecteer "Documenten" als de bibliotheek wordt opgeslagen portable document format (PDF) of Word (DOC) bestanden.
Klik op een vinkje in het vak "Getoond in navigatievenster" als dit nog niet. Klik op "Apply" en "OK" om de wijzigingen op te slaan en het dialoogvenster te sluiten. Dit is het begin van het elektronisch depot-systeem.
Het venster Bibliotheken terug naar de voorgrond brengen als het is geminimaliseerd of verborgen. Dubbelklik op de nieuwe bibliotheek. Klik op een lege ruimte en kies "New" uit het menu. Kies een van de opties in het submenu, zoals het maken van nieuwe 'mappen'. Maak en nieuwe mappen de naam zo nodig voor de opbouw van uw elektronische neerlegging systeem.
