Document controleprocedures zijn kritisch voor de verwerking van de rekeningen te betalen facturen. Ze zal ervoor zorgen dat u goed alle rekeningen te betalen facturen de accounting-grootboek en proces betalingen voor facturen tijdig opnemen. Een schriftelijke procedure voor de verwerking van de rekeningen te betalen helpt te verlichten van fouten in de verwerking en om te voorkomen dat eind kosten wegens niet-kwijtschelding van betalingen op tijd.
Datumstempel de factuur
De persoon die verantwoordelijk is voor het openen van de daily mail moet datumstempel die elk schulden factuur ontvangen met de datum van de huidige dag. Datum-stempelen, kunt u bijhouden hoe lang duurt het om het betalen van een factuur aan uw bedrijf. De persoon datum-stampen de facturen moet Opmerking eventuele aanzienlijke tijdsverschillen tussen de uitgiftedatum van de factuur en de datum van ontvangst. Facturen gemaild weken na generatie worden geduwd door de rekeningen te betalen proces snel wellicht om te voorkomen dat eind kosten.
Code van de factuur
De werknemer die verantwoordelijk is voor het maken of beheren van de kosten schrijft de code voor de juiste grootboekrekening op de factuur en de factuur voor de resterende begroting voor dat kostenrekening vergelijkt. Als de grootboekrekening over het gebudgetteerde bedrag zodra u de factuur verwerken, dient de werknemer een verklaring voor een overdosering aan de factuur.
Toestemming van de factuur
Managers zijn verantwoordelijk voor het controleren en goedkeuren van alle rekeningen te betalen facturen die binnen hun gebied van de controle vallen. De manager bekijkt de codering op de factuur voor nauwkeurigheid en eventuele uitleg van begroting overdosering voor grondigheid. De manager vervolgens initialen en dateert van de factuur, zodat de accountant weet dat de manager de factuur voor de betaling heeft goedgekeurd.
Voorbereiding van de controle
De accountant herziet de factuur om ervoor te zorgen de juiste goedkeuringen en verklaringen voor overschotten zijn opgenomen op de factuur. De accountant double-checks ook de codering op de factuur en vragen codering die lijkt te zijn van een fout. Zodra de accountant tevreden met de goedkeuring en de codering van de factuur is, bereidt hij een cheque voor de betaling.
Zakelijke controles moeten omvatten twee selectievakje stubs: een selectievakje stub voor de uitgevende instelling en een selectievakje stub voor de ontvanger. Het selectievakje stub dient de datum van de factuur, het factuurnummer en het rekeningnummer van het bedrijf, als de leverancier een toegewezen. De uitgevende instelling selectievakje stub bevatten de grootboek codering indien gewenst. Maak een kopie van de factuur voor uw eigen administratie en nieten op de emittent selectievakje stub naar de top van de factuur. Het dossier van de kopie van de factuur ter ondersteuning van de kosten in geval van een audit of voor onderzoek van de boekhouding.
