In een kantooromgeving is het belangrijk om altijd een professionele houding. Stipt is essentieel en alles in het werk moet worden gemaakt om op tijd te komen. Tenzij u een belangrijk telefoontje verwacht, mobiele telefoons moet worden uitgeschakeld of ingesteld op trillen om niet te verstoren van het Bureau. Jurk in de juiste kleding voor het soort bedrijf uitgevoerd. Bijvoorbeeld het dragen van jeans in een professionele office-omgeving zou worden beschouwd als ongepast kunnen, maar jeans aanvaardbaar kledij in een bouw-kantoor.
Klantenservice
Een van de belangrijkste factoren in office procedures is hoe klanten worden behandeld wanneer ze telefoon of bezoek aan het kantoor.
Bij het omgaan met klanten in persoon is het een goed idee om degene met een glimlach begroeten en aandacht besteden aan hun behoeften. Als een klant in komt met een klacht aandachtig luisteren maar niet geworden defensieve, confronterende of boos, het zal alleen dienen om het escaleren van de situatie. Toon oprechte bezorgdheid wel gezichtsuitdrukking of lichaamstaal, als een klant klaagt. Als de klant is tirade, hen in staat stellen om rant--niet proberen te stoppen met hen of over hen praten. Zodra zij hun klacht geuit hebben, rustig reageren door hen te vertellen wat je van plan te doen om hen te helpen of aan wie u ze zal verwijzen en hoe die persoon zal kunnen helpen bij het oplossen van het probleem.
Telefoon Etiquette
Omdat de persoon aan de andere kant van de lijn niet u ziet, moeten de telefoons worden beantwoord op een vrolijke manier. De persoon aan de andere kant moet zitten kundig voor de "glimlach" in uw stem horen. Binnenkomende oproepen met de naam van het bedrijf verzorgen om te gaan verkondigen van de naam van het bedrijf, zodat het begrijpelijk is altijd worden beantwoord. Soms is het noodzakelijk op scherm oproepen voordat deze worden doorgestuurd naar de ontvanger. Elke poging om de juiste naam van de persoon te maken. Houd een Kladblok handig om op te schrijven de naam van de beller in geval van onderbrekingen of geeft geen antwoord op de ontvanger en de oproep wordt teruggestuurd. Hierdoor wordt het mogelijk om aan te pakken van de beller direct.
Interactie met andere werknemers
Het is nooit een goed idee om persoonlijke problemen te bespreken met andere werknemers of meedoen aan kantoor roddels. Politiek en religie moeten worden vermeden als office gespreksstof.
Altijd wees respectvol bij de aanpak van andere werknemers. Een goede regel-van-de duim is als de persoon die je bent aanpakken een ondergeschikte die het is OK om adres die hen door hun voornaam, maar een supervisor of manager moeten worden aangepakt als meneer of mevrouw is tenzij ze vragen worden aangepakt door hun voornaam.
Organisatie
Het werkgebied moet altijd schoon, netjes en georganiseerd. Bent u ziek of niet op kantoor om welke reden, iemand wellicht gegevens ophalen uit uw bureau en niet hoeft te "Kijk" in alles in uw werkgebied om te vinden wat ze zoekt. Het is ook belangrijk om niet te houden van persoonlijke items in of op uw bureau omdat iemand mijn per ongeluk "struikelen" op iets wat je niet wilt openbaar worden.
Aandacht voor Detail
Als het werk verschillende stappen om te voltooien vereist, is het een goed idee om een controlelijst maken en elk item afvinken als het is voltooid. Ongeacht welke taken zijn toegewezen dicht is aandacht voor detail cruciaal voor een goed werk doen.
Als documentcreatie een deel van het werk is, zorg ervoor dat een spelling en grammatica controleren op elk document worden uitgevoerd. Wat de job vereist, is het altijd een goed idee om te controleren of het werk alvorens het.
