Systemen en procedures zijn essentieel voor de succesvolle werking van een bedrijf. Volgens Michael Gerber, business consultant en auteur van de best verkopende zakelijke gids "The E-mythe," systemen gebaseerde bedrijven tijd besparen, leiden tot minder stress en meer geld dan bedrijven gedreven door het woord en de instructies van de eigenaar. Het creëren van office procedures is een oefening in logica en organisatie, best in een stapsgewijze volgorde uitgevoerd.
De draagwijdte van de procedure, precies wat de procedure is bedoeld om te bereiken. Redelijk gedetailleerd, maar niet encumberingly zo. Bijvoorbeeld, moet u een procedure voor het afhandelen van inkomende mail die verschilt van een procedure voor de behandeling van de uitgaande e-mail. U hoeft niet een andere procedure voor junk mail, facturen, tijdschriften en persoonlijke e-mail. Deze subcategorieën kunnen worden opgenomen in dezelfde algemene post.
Definiëren wie is verantwoordelijk voor ervoor te zorgen dat de procedure wordt gedaan, met inbegrip van de termijnen of de tijdlijnen verbonden aan het proces. De verantwoordelijke persoon hoeft niet te persoonlijk doen, maar moet controleren met de gemachtigde toegewezen inspecteren kwaliteit te waarborgen van voltooiing. Deze definitie is beste toegewezen aan een titel in plaats van een persoon, zelfs als je weet wie het werk nu zal doen.
Lijst van de afzonderlijke taken die inherent zijn aan dit proces. Zet ze in chronologische volgorde.
Schrijf een beschrijving van elke taak, met inbegrip van redelijke termijnen, de benodigde hulpmiddelen en de basishandelingen nodig. Omvatten een "voltooiing state" - hoe de taak eruitziet wanneer het voltooid. De staat van voltooiing is van vitaal belang om inspectie werk en waardering van de werknemersprestaties.
Noteer de gevolgen van het uitblijven van een taak binnen het opgegeven tijdsbestek. Het gaat hierbij om disciplinaire maatregelen voor de werknemer en een rampenplan voor problemen die uit de mislukking voortvloeien.
