Duidelijke en professionele communicatie is essentieel voor moderne bedrijven, die vaak over afstanden, culturen en tijdzones werken moet. Communicatie moet relevant zijn voor het project of de problemen bij de hand, maar ook als duidelijk en ondubbelzinnig het doorgegeven of doorgestuurd van de ene partij naar de andere. Aangezien veel zakelijke correspondentie vertrouwelijk is en juridisch bindend kan worden, moet het ook zijn gericht alleen aan mensen die zijn gemachtigd om te ontvangen en alleen inhoud bevatten die geen de bedrijf of personen in een latere rechtszaak beschadigen zou.
Business-relevante
Alle zakelijke communicatie moet relevant zijn aan het werk bij de hand; Anderzijds moet het een professionele contact willen openhouden van de mogelijkheid van het zakendoen in de toekomst. Off-topic gesprekken en e-mail doorstuurt zijn niet nodig in de meeste zakelijke contexten, hoewel sommige kleine praten of korte persoonlijke uitwisseling kunnen worden gebruikt om de relaties met collega's. Alle zakelijke e-mails en telefoontjes zijn het eigendom van het bedrijf.
Professional
Professionaliteit, met inbegrip van beleefdheid en beknoptheid, zijn essentiële elementen van zakelijke communicatie. Zelfs tijdens een verwarmde uitwisseling waarin collega's hebben zich het verzetten van meningen, moeten beleefd en professionele gedragsnormen altijd worden nageleefd. Persoonlijke aanvallen en offensieve verklaringen of humor nooit geschikt zijn en kan leiden tot juridische verplichtingen. Verblijf op onderwerp en staat punten zo duidelijk, objectief en eenduidig mogelijk. Duidelijkheid is de sleutel.
Technische
Zakelijke communicatie is meestal van een veel meer technische aard dan persoonlijke communicatie. Het kan jargon die specifiek is voor de industrie of het bedrijf, alsmede de termen die betrekking hebben op de business in het algemeen bevatten. Informatie is vaak dicht, en de meeste mensen uit het bedrijfsleven heb geen tijd om te lezen zoveel informatie als zij ontvangen. Hierdoor zijn de lijnen, opsommingstekens en presentatieformaten (zoals PowerPoint-diavoorstellingen) een gemeenschappelijk kenmerk. Zakelijke communicatie bevat ook samenvattingen en aantekeningen over wat werd besproken, voor latere referentie door de deelnemers.
