Goede zakelijke communicatie is niet alleen de uitwisseling van informatie, maar ook een proces waarin zowel de afzender als de ontvanger eens op een begrip van de informatie die wordt uitgewisseld. Er zijn twee vormen van zakelijke communicatie: geschreven, zoals memo's, e-mails, verslagen en agenda's en mondelinge, zoals persoonlijke ontmoetingen, toespraken, teleconferencing en interviews. Bepaalde normen gelden voor beide vormen.
Denk vooruit
Een korte schets ontwikkelen voordat u een e-mail of memo. Dit zal helpen u uw boodschap effectief structureren. Een overzicht hoeft niet te formeel. Noteren neer uw gedachten op een handige bericht pad is vaak genoeg om te helpen u een duidelijke boodschap te formuleren.
Eenvoud is gelijk aan duidelijkheid
Uw doel is om niet verwarren of bewilder uw lezer of luisteraar, maar duidelijk om hen te informeren van het doel van uw mededeling meteen vanaf het begin. Gebruik geen fancy woordenschat gewoon om indruk op de persoon met wie u communiceert; Gebruik de woorden die het best uw boodschap overbrengen. Als uw lezers vragen hebt, moet u voor het opnemen van uw e-mailadressen of telefoonnummers, zodat ze met u opvolgen kunnen als ze willen.
Houd het kort
Opsommingstekens maken presentaties kort en to the point. Bullet punten maken het gemakkelijker voor lezers om uw boodschap visueel te absorberen.
Volg de One-Point Memo-regel
Schrijf een memo met een belangrijke en duidelijk punt om te voorkomen dat uw bericht wordt verzanden met irrelevante informatie. Creëren van een overzicht zal eerst helpen te stroomlijnen het schrijfproces.
Bewerken voorkomt verkeerde interpretatie
Voordat u af uw werk te sturen, geef het een tweede blik te zien als een deel kon worden verkeerd begrepen of verkeerd geïnterpreteerd. Een tweede reeks van de ogen kan helpen. Bewerken voor de inhoud en de kwaliteit is essentieel bij het verkrijgen van de lezer vertrouwen en vertrouwen in u.
Spell Check graven
Spell check uw e-mail of memo voordat u het verstuurt. Dit zal voorkomen dat u verkeerd gespelde woorden verzendt naar uw collega's, collega's of je baas.
Wees geduldig
Wacht een paar minuten voordat ik reageer als, bijvoorbeeld, u op een ongunstige e-mail van een klant reageert. Een goede vuistregel is om vijf tot 10 minuten wachten. Dit zal helpen om te voorkomen dat u communiceren alle persoonlijke gevoelens van vijandigheid in een reactie. Deze strategie is ook handig als u op een negatieve boodschap van je baas reageren bent.
Bevestiging
Follow-up van uw e-mails en memo's met een eenvoudige poll, telefoongesprek of e-mail om te zien wie uw bericht heeft geopend en om te controleren dat uw bericht bij de juiste personen werd afgeleverd.
