Planning een succesvolle overeenkomst vereist het totaalbeeld strategische doelstellingen van de organisatie van de host voordat de werkzaamheden aanvangen op basisvergaderwerkruimte logistiek weten. Met behulp van uw strategische doelen, kunt u effectief plannen hoe aan te trekken van de deelnemers die u wilt, kies de juiste locatie, selecteert u de beste luidsprekers en ontwikkelen de meest aantrekkelijke voorzieningen en activiteiten.
Definieer uw strategische doelen
Een organisatie van doelen voor een Conventie zijn niet altijd hetzelfde als de doelen van de deelnemer van de Conventie. Leren van de organisatie redenen voor het hosten van de Conventie. Het zou moeten aantrekken en behouden van leden, winst, bieden bestuur en leden van de Commissie met een vakantie perk of genereren media publiciteit voor de organisatie.
Uw tactische planning instellen
Zodra u uw strategische doelen weet, stel uw tactische doelstellingen voor het bereiken van hen. Daarbij kan men denken kiezen seminars en sprekers voor het aantrekken van specifieke genodigde typen, met een beurs opbrengstengenererende toevoegen echtgenoot activiteiten te verhogen van opkomst, het organiseren van sociale functies zoals een golftoernooi of rivier cruise, hebben een prijzen-feestzaal of het uitvoeren van een jaarlijkse stemming van het lidmaatschap. Uw marketing plan moet omvatten reclame, PR, promotie- en sociale media strategieën ter bevordering van de Conventie.
Plan van de begroting
Bepalen van de financiële doelstellingen van de organisatie voor de Conventie, en controleer uw nummers. Mogelijk beperkt tot een specifiek budget als het Verdrag een last is. De organisatie kan het hebben van een doel van de winst, of u misschien mogen besteden gebaseerd op uw verwachte inkomsten. Het maken van prognoses gebaseerd op optimistische en conservatieve registratie en sponsoring inkomsten.
Een overzicht van uw Agenda
Volgende, plan de agenda van uw evenement. Kies uw datum, locatie en activiteiten. Vele verdragen hebben een thema dat verklaart het algemene doel van het evenement en helpt deelnemers aantrekken. U wellicht te werven input op datums en potentiële locaties van uw Raad van bestuur of de genodigden en gedrag bezoeken ter plaatse naar meerdere locaties voordat u kiest voor een. Lees de informatie over voorgaande overeenkomsten voor meer informatie over locaties, aanwezigheid, financiële prestaties en de feedback van de deelnemer en de sponsor. Een agenda maken die begint met de deelnemer, inchecken en schetst elke dag schema.
Logistieke onderzoeksbehoeften
Beginnen contact met locaties, sprekers, Traiteurs, uitgaansgelegenheden, audiovisuele bedrijven, printers en reizen van bedrijven. Bepaal hoe om marketing, inschrijvingen, sponsoring, badges, inchecken, beurs stands, geschenk zakken, programma boeken en website pagina's. Het verzenden van verzoeken om voorstellen voor externe leveranciers, zoals cateraars, golfbanen, resorts en reisbureaus. Het samenstellen van uw gewenste leveranciersoverzicht en kosten.
Een offerte
Een document waarin uw bestuur of Conventie team uw plan voor de Conventie voorbereiden. Omvatten uw begrip van de doelstellingen van de organisatie en hoe u van plan bent om deze doelstellingen te verwezenlijken. Een agenda van het evenement te voorzien van een dagelijkse borderel. Een volledige begroting presenteren. Uitleggen waarom u hebt geselecteerd met het thema, locatie, seminar onderwerpen, sprekers en sociale activiteiten. Uw aanwezigheid, kosten en inkomsten projecties op basis van uw onderzoek te rechtvaardigen.
