Sociale evenementen maken grote netwerken en verlijmen van kansen, en ze komen in alle soorten en maten. Speed dating mixers, verjaardagsfeestjes en zelfs liefdadigheid fondsenwervers zijn alle gebeurtenissen die toegespitst op het sociale zijn. Geen kwestie welk type van sociale soiree u van plan bent, dingen op orde te houden en verzekeren uw gasten tevreden bent is het belangrijkste ingrediënt voor een leuke gebeurtenis. Vind de basisprincipes van het plannen van een sociale gebeurtenis van elk type, en aan uw eigen behoeften aanpassen.
Wat die u nodig hebt
- Uitnodigingen
- Verlichting
- Zitplaatsen
- Voedsel
- Dranken
- Entertainment
- Goody Bags/gunsten
- Bedankkaarten
Tot stand brengen uw totale begroting van het evenement. Overweeg uw uitgavenlimiet bij het kiezen van de belangrijke elementen van uw evenement, zoals uw locatie, eten en entertainment. Kies een locatie die bij uw budget en de omvang van uw evenement passen zal, zoals het duurt waarschijnlijk tot de helft van uw budget. Plan op voorhand voor de beste beschikbaarheid voor uw locatie, en houd er rekening mee dat sommige locaties duurder, als gevolg van last-minute reserveringen worden kunnen.
Kaart brengen een tijdlijn voor de planning van het evenement. Zes maanden of meer voor grote evenementen, zoals fondsenwervers, workshops en huwelijksfeesten die als host fungeren van 200 of meer plannen. Bepaal of zul je genoeg tijd om te vragen om financiële hulp van zakelijke partners, maatschappelijke groeperingen of liefdadigheid donoren, of als er een noodzaak om te betalen voor de leveringen op uw eigen. Kleinere evenementen, zoals netwerken mixers, spel nachten en sociale partijen vereist minder tijd en geld. Kan je dat je kunt krijgen van het trefpunt gedoneerd en alleen hoeft te betalen voor voedsel en activiteiten voor de gasten.
Volg een strikt budget voor zowel uw eten en entertainment. Uw budget zal worden bepaald door hoeveel geld u wilt opnemen in de gebeurtenis of hoeveel geld u zal zitten kundig voor verhogen. Plan voor uw factuur van het eet- en drinkgelegenheden te nemen het grootste deel van uw budget. Beslissen of u zich kunt veroorloven een zittende maaltijd met meerdere cursussen, of als het evenement zal worden receptie-stijl met een buffet van hors d' oeuvres stations. Werken met een cateraar die binnen uw budget geen kwestie blijven zal als er $3 per persoon of $200 per plaat. Sommige gebeurtenissen voedsel begrotingen zijn laag, terwijl de entertainment component, zoals in een live band of speciale artiesten, als een beroemdheid, hoog kan worden. Bepalen welke van uw voedsel, locatie en entertainment faciliteiten vindt het grootste deel van uw tijd en geld.
Een thema te volgen voor uw event uitnodigingen maken. Geven informatie over de locatie, tijd en dress code voor de gebeurtenis. Aanwijzingen geven voor bijzondere vergaderruimtes of activiteiten die ze nodig hebben om te weten over. Maak een plan voor de algemene visuele uitstraling van uw evenement. Beveilig de leveringen die nodig zijn voor het verfraaien van uw space, uw centerpieces en de stoelen. Denk over uw verlichtingsbehoeften, of het ontbreken daarvan, voor het type gebeurtenis dat u van plan bent.
Nodigen gasten die zijn niet alleen geschikt voor uw evenement, maar die waarschijnlijk zal socialiseren met elkaar binnen uw instelling. Het plannen van activiteiten, zoals een naam spel, waar de gasten moeten zal om te onthouden van het grootste aantal deelnemers namen om een prijs te winnen. Plant een paar zeer gezellige gasten rond het evenement om het ijs te breken en om te helpen de gasten zich thuis voelen.
Plan een menu dat overeenkomt met uw evenement. Regelen voor catering als je kunt, en zorg ervoor dat voedsel wordt bereid op tijd en gepresenteerd voordat de gasten arriveren. Overwegen voedsel beperkingen en allergieën in uw menu. Denk na over de activiteiten waarin de activiteit richt zich op specifieke aspecten van het genieten van het eten, zoals een wijn paring of een dessert sampler. Deze zijn nuttig in het breken van het ijs met verlegen socializers.
Houd in gedachten de algemene belangen van de groepen bijwonen en de focus van uw evenement. Maak niet de entertainment het main event, als u verwacht dat u kunt genieten van vermenging met elkaar.
Iets om te onthouden van de gebeurtenis door feestgangers geven. Bouw van de gunsten van de gebeurtenis of partijgunsten meenemen als gasten vertrekken. Gebruik aangepaste items voor kleine groepen, waar u voor snuisterijen elke gast winkelen kunt zou genieten.
Vergeet niet om uw gasten voor zijn aanwezigheid bedanken. Eraan van welke goede tijden die ze had door een link naar een fotogalerij van de affaire, en laat hen weten dat u zult houd ze in gedachten voor toekomstige gebeurtenissen. Notities over de voors en tegens van het evenement voor verbeteringen voor de volgende keer.
- Beroep doen op hulp van vrienden of collega's uit te voeren van elke sectie van uw evenement planning.
