Microsoft Outlook heeft vele functies waaronder e-mailcliënt, contact manager en planner van de groep. Vaak gebruikt met Microsoft Exchange Server, vereenvoudigt Outlook de proces planningsfuncties voor afspraken. U kunt Outlook gebruiken om te maken en wijzigen van vergaderverzoeken namens iemand anders--bijvoorbeeld een assistent vergaderingen namens zijn baas kunt instellen.
Wat die u nodig hebt
- Computer met Microsoft Outlook
- Microsoft Exchange Server-client
Iemand Else toegang verlenen tot uw agenda
Klik op het menu "Extra" en selecteer 'Opties'.
Klik op het tabblad "Delegates" en klik op "Toevoegen".
Typ de naam van de gewenste "gemachtigde" een persoon die u wilt kunnen namens u vergaderingen voorstellen. U kunt ook zoeken naar en selecteer de naam van de gemachtigde uit de zoek resultaten lijsten.
Klik op "Toevoegen" en klik vervolgens op 'OK'.
Selecteer de gewenste gemachtigde machtigingen. De status van de "Reviewer" verleent dit is een alleen-lezen toegang. "Auteur" status toelaat de gemachtigde moet maken, wijzigen en verwijderen van items die ze maakt. "Editor" status kan de gemachtigde wijzigen en verwijderen van alle items.
Schakel het selectievakje "Automatisch een bericht naar delegeren samenvatting van deze machtigingen verzenden" op de hoogte van de afgevaardigde van de nieuwe machtigingen wilt.
Als u wilt dat machtigen, klikt u op het selectievakje "Gemachtigde kunt zien mijn privé-Items".
Klik op 'OK'.
Met de rechtermuisknop op de root-map van uw Exchange-postbus, klikt u op "Sharemachtigingen wijzigen" uit het menu en klikt u vervolgens op de naam van de gemachtigde.
Schakel het selectievakje "Map weergeven" en klik "OK."
Iemand anders agenda weergeven in de mappenlijst
Klik op het menu "Extra" en klik op "Accountinstellingen".
Klik op het type Exchange-account en klik op "Wijzigen".
Klik op "Meer instellingen".
Klik op het tabblad "Geavanceerd" en klik op "Toevoegen".
Typ de naam van de persoon die u toevoegen wilt wanneer u wordt gevraagd.
Plannen van een vergaderverzoek
Klik op "Bestand" en vervolgens wijst u "Nieuw" en selecteer "Vergaderverzoek." Gelijktijdig indrukken van de toetsen "Ctrl" + "Shift" + "Q" zal ook leiden tot een nieuw vergaderverzoek.
Typ de beschrijving van de vergadering in het vak "Onderwerp".
Typ de locatie van de vergadering in het vak "Locatie".
Selecteer de vergadering start en eindtijden of het selectievakje "Duurt hele dag".
Klik op "Planningsassistent" van de "Vergadering" tabblad.
Klik op "toevoegen" gevolgd door "Uit adresboek toevoegen."
Dubbelklik op de namen van de gewenste genodigden via Microsoft Exchange "Global Address Book" en klik "OK." Of typ de namen handmatig. De scheduler toont elke genodigde kalender conflicten.
Klik op "Herhaling" onder het "Options" groep gelegen op de "Vergadering" tabblad als de vergadering terugkerend worden. Selecteer het gewenste terugkeerpatroon en klik vervolgens op 'OK'. Deze stap is optioneel.
Klik op 'Afspraak' op het tabblad "Vergadering" en klik vervolgens op 'Verzenden'.
