Secretarissen, ook bekend als administratieve assistenten, houden kantooromgevingen soepel. Omdat klanten en clients doorgaans eerst voldoen aan hen in een bedrijf of organisatie, moeten ze een uitgaande persoonlijkheid en uitstekende klantenservice capaciteiten. Secretarissen moeten ook computer en organisatorische vaardigheden en het vermogen om te werken van andere kantoorapparatuur.
Het schakelbord en telefoon systeem is een belangrijke taak van de secretarissen. Telefoon werk vereist ook superieure klantenservice vaardigheden. Bijvoorbeeld, secretarissen moeten de telefoon beantwoorden beleefd met het juiste bedrijf groeten. Ongeacht hun persoonlijke gevoelens, moeten ze op een respectvolle manier communiceren. Ze moeten bereid zijn cliënt vragen en klachten over het vennootschappelijk personeel, producten en diensten aan te pakken.
Secretarissen moeten uitstekende organisatorische vaardigheden te controleren en beheren van hun werkgever evenementenkalender. Dit betekent plannen en herinneren van werkgevers van belangrijke bijeenkomsten of Engagements SEO opdrachten,, voorbereiding ter plaatse vergaderruimtes en het organiseren van de levering van materialen die nodig zijn voor vergaderingen, zoals kantoorartikelen, computerapparatuur, verfrissingen en foodservice items.
Een aantal secretariële taken vereisen computervaardigheden. Secretarissen moeten maken, bewerken en afdrukken van documenten, maken en onderhouden van werkbladen, Internet onderzoek en verzenden en ontvangen e-mails. Sommige secretarissen moeten gebruiken van computersoftware om te bereiden PowerPoint-presentaties. Anderen moeten bijwerken van de website van de vennootschap of informatie post naar sociale netwerksites, zoals Facebook, MySpace en Twitter.
Het organiseren van office-bestanden en informatie is onderdeel van de typische secretaris baan. Afhankelijk van het bedrijf, kan het bestandssysteem worden elektronisch, digitaal of papier. Secretaresses moeten hebben uitstekende organisatorische vaardigheden en bedreven in ongeacht welk systeem hun werkgevers gebruiken.
Expertise in het gebruik van andere kantoorapparatuur is essentieel voor secretaresses. Ze gebruiken bijvoorbeeld een faxapparaat, copier, scanner of printer. Laden papering, vaststelling van papierstoringen, inkt en toner vervangen en oplossen van eenvoudige reparaties zijn ook meestal hun verantwoordelijkheid.
Sommige werkgevers geven hun secretarissen boekhouding verantwoordelijkheden. Ze kunnen betalen uit bedrijf fondsen, facturen versturen, budgettering taken of loonlijst taken uitvoeren. Secretaresses moeten worden bedreven in het gebruik van de 10-sleutel toevoegen machine en weten hoe te gebruiken computer boekhoudsoftware, zoals Quickbooks.
Secretaresses zijn vaak verantwoordelijk voor mail en leveringen. Secretarissen verzenden, ontvangen en sorteren van de post voor het kantoor. Ze plannen ook pick-ups voor uitgaande pakketten en teken voor pakketten worden afgeleverd.
