Receptionisten zijn meestal de eersten die je ziet bij binnenkomst van een kantoor, waardoor ze een belangrijke vertegenwoordiging van de bedrijven die zij hebben gewerkt voor en de andere professionals in het kantoor. Observeren bedrijfsetiquette is een groot deel van de baan van een receptionnist, maar de uiteenlopende en bovendien steeds veranderende adviezen van net goede manieren wat maken het moeilijk voor een receptioniste of toezichthouder om passende gedrag te bepalen.
Betekenis
Het belang van een receptioniste als degene die een eerste indruk aan bellers en bezoekers levert is moeilijk te overschatten. Een receptioniste met slechte manieren zet een negatieve Toon voor een vergadering en niet vertrouwen in potentiële klanten. Aan de andere kant, geeft een receptioniste die bedrijfsetiquette merkt een sterk gevoel van professionalisme en efficiëntie. Dit is niet alleen verbetert het bedrijfsimago voor buitenstaanders, maar ook helpt andere werknemers het gevoel alsof hun kantoor is een professionele plek om te werken.
Typen
Receptionisten vertegenwoordigen hun werkgevers in een verscheidenheid van manieren. Het beantwoorden van telefoongesprekken en groet bezoekers zijn twee van de meest voorkomende taken voor receptionisten, en beide vereisen de juiste etiquette. Bedrijfsbeleid wellicht receptionisten te gebruiken een vooraf bepaalde telefoon script bij het ontvangen van oproepen en contact opnemen met verschillende soorten klanten. In andere gevallen zijn receptionisten mag gebruik maken van hun eigen discretie bij de behandeling van elke interactie met een ander, hoewel voorkomend niveau van formaliteit en professionaliteit. Personen die in het kantoor soms werken doorgeven aanvullende regels aan een receptioniste, zoals wanneer en hoe de receptioniste kan contact met hen.
Opleiding
Hoewel sommige kantoren receptionisten vereisen te houden van een middelbare school of een universiteitsgraad, plaatsvindt veel van van een receptionnist etiquette opleiding op de baan. Receptionisten kunnen beginnen werken in een kantoor met een positie die geen interactie, zoals een data-entry werk of een office-assistent vereist. Aandacht voor bedrijfsbeleid en hoe receptionisten gedragen, kan in aanmerking komen nieuwe werknemers voor een positie eerst receptioniste, die genereren ervaring die kan nuttig zijn zal bij het nastreven van andere receptioniste banen.
Overwegingen
Elke industrie en kantoor heeft zijn eigen regels voor van een receptionnist etiquette. Sommige kantoren vereisen een formele wijze van jurk en spraak. Anderen leggen een meer casual vorm van etiquette om cliënten voelen, ontspannen en welkom. Communicatie tussen een nieuwe receptioniste en toezichthouders is essentieel zodat iedereen weet wat er verwacht wordt. Als receptioniste, als u niet zeker van de etiquette voor een bepaalde situatie bent, beleefd verontschuldigen jezelf en vraag een supervisor of senior receptioniste hoe u moet reageren.
Tips
Hoewel ieder kantoor anders is, profiteert receptionisten nog van enkele van de dezelfde tips. Multitasking is essentieel om de goede werkprestaties te, maar wanneer iemand het kantoor betreedt is het belangrijk om haar te geven uw volle aandacht. Dit betekent plaatsen van oproepen in de wachtstand of voltooiing van hen snel, papieren afzetten en direct oogcontact te maken. Van een receptionnist werkruimte moet worden vrij van rommel te projecteren op een meer professionele houding en ook gemakkelijker om eenvoudige taken zoals het vinden van informatie en het aanbieden van iemand een pen om een formulier in te vullen te voltooien. Tot slot, wanneer iemand in een kantoor te leiden, de receptioniste altijd het voortouw moet nemen om ervoor te zorgen de gast die zijn aanwezigheid is toegestaan en om hem te redden de verlegenheid van het niet weten waar te gaan.
