In bepaalde situaties op je werk hebt u iets die u nodig hebt om over te klagen. Voor belangrijke of een belangrijke mate klachten, moet je een formele brief schrijven. Dit laat een record van uw klacht en maakt het waarschijnlijker dat er iets zal gebeuren. Een andere omstandigheid waar een brief van de klacht kan het nodig zijn is wanneer een bedrijf die bent u omgaan met niet het einde van een overeenkomst, zoals vervulde als u een beschadigd product werden verstuurd.
Voeg uw naam en contact informatie naar de top van de letter van de klacht, alsmede de contactgegevens voor het bedrijf en geen specifieke mensen die je bent aanpakken. Dit maakt de brief meer formele en gemakkelijker voor iemand om weer contact met u opnemen.
Begin de formele brief van klacht met een duidelijke uitleg over uw klacht. Alle betrokken partijen deelnemen aan dit eerste deel.
De aard van uw probleem in meer detail in de volgende sectie wordt uitgelegd. Specifieke gegevens bevatten, zoals datums, tijden en gesprekken die plaatsgevonden hebben.
Een overzicht van wat u hebt gedaan om te proberen het probleem vóór de formele brief van de klacht op te lossen. Dit zijn bijvoorbeeld contact opnemen met verschillende afdelingen binnen het bedrijf of de telefoonberichten te laten. Maak je geen zorgen als u informatie herhalen. Overzicht van de tijdslijn van gebeurtenissen is zeer belangrijk.
Het geven van een specifieke oproep tot actie. Laat de persoon of dienst die u schrijft aan precies weet wat u wilt gebeuren. Bijvoorbeeld, als u een product met gebreken werden verzonden, laat het bedrijf weten dat u graag een vervangend product. Als u lastig op het werk gevallen zijn, laat uw bedrijf weten dat u de persoon die is intimiderend u worden gedisciplineerd.
Staat uw contact informatie weer in de laatste alinea en vraag de persoon of het bedrijf binnen een bepaalde termijn met betrekking tot een update of meer informatie hierover contact met u opnemen. Tot slot uw naam ondertekenen.