Frontoffice procedures moeten worden toegesneden op uw bedrijf. Bijvoorbeeld, zal een medische of tandheelkundige praktijk vereisen verschillende procedures dan een advocatenkantoor, een incassobureau, een kapper of een fabriek. Neem tijd om te ontwikkelen een grondige checklist waarin belangrijke frontoffice doelen en doelstellingen.
Basics
Voor bedrijven die gestage clientverkeer ontvangen, moeten de front office-procedures het algehele ondernemingsklimaat weerspiegelen. Een warme, uitnodigende business de belangrijke glimlachen en onderhouden van professionele telefoon etiquette zal benadrukken. Medische of tandheelkundige kantoren afhankelijk sterk zijn van stabiele patiënten stromen. Vandaar, de front office bij een kliniek moet voldoende inname personeel wilt patiënten inchecken, patiënt vragen in persoon en over de telefoon en handvat patiënt vertrek, met inbegrip van de ontvangst van de betaling en planning van de follow-up-procedures. Werken met een telefoondienst om na uur client overwegen oproepen.
Planning
Een belangrijk onderdeel van het runnen van een succesvolle front office omvat de behandeling van zakelijke afspraken. Front office medewerkers moeten contact met cliënten de dag voor hun benoeming en bevestigen het geplande tijdstip. Maak een annulering of no-show lijst zodat u andere afspraken kunt te maken voor degenen gedaald. Frontoffice medewerkers in een hotel moeten nauwkeurige kamer records handhaven omdat die rechtstreeks van invloed is op roomservice en huishouding operaties. Frontoffice medewerkers van elementaire, Midden- en middelbare scholen moeten handhaven nauwkeurige student records, met inbegrip van die welke betrekking op student afwezigheden en bezoekers hebben.
Verbeteringen
Een doorlopende evaluatie van frontoffice procedures. Als u ruimte voor verbetering, maken en implementeren van passende strategieën. Als de front office overspoeld met oproepen is en kan niet altijd uitstekende klantenservice bieden, kunt u overwegen het telefoonsysteem wijzigen (bijvoorbeeld, het gebruik van een computersysteem voor de telefoon) of instant messaging technologie gebruikt voor het meten van de beschikbaarheid van personeel. Beoordelen of uw frontoffice probleemsituatiebeheer kan worden verbeterd door het papierloos gaan.
