Office receptionisten dienen als de frontlinie in elke goede werkplek. Ze zijn vaak de meest publieke gezicht van het bedrijf, en ze dienen een essentiële rol in ieder bedrijf als portiers, ervoor zorgen dat de juiste mensen de juiste afspraken maken, de verkeerde mensen staan voor de deur en dat bedrijf probleemloos. De taken van een receptioniste variëren van werkplek naar werkplek, maar er zijn bepaalde taken die bijna elke receptioniste wordt verondersteld om uit te voeren.
Meet and Greet
Een van de belangrijkste taken is om de mensen die door de deur elke dag komen te begroeten. De receptioniste moet voldoen aan elke bezoeker met een gelukkig groet, en ontdek zijn of haar bedrijf. Als de bezoeker een afspraak met de vice-voorzitter heeft, moet de receptioniste aanroepen en laat hem of haar weten dat de vergadering klaar is. Als de bezoeker nodig heeft om een afspraak te maken, moet hij of zij plannen een tijd dat werkt. De receptionist moet ervoor zorgen dat de bezoekers zijn comfortabel als ze wachten. Werkgevers verwachten te blijven op tijd voor vergaderingen, en ze vertrouwen op hun receptioniste om die reden.
Beantwoorden van de telefoon
Beantwoorden van telefoons, is een andere nodig plicht van elke office-receptioniste. Zij dienen de zeer belangrijke functie van het screenen van oproepen en ervoor te zorgen dat de juiste mensen bereiken de juiste medewerkers. Ze moeten altijd chipper op de telefoon. Als de beller wordt gevraagd om te spreken met een bepaalde werknemer, moeten zij die oproep overdragen. Als de beller wil een vergadering plannen, ze kunnen het uitvoeren van deze taak, maar moeten zeker contact op met de werkgever. Als de beller gewoon moet een bericht achter te laten, moeten ze ervoor te zorgen dat een pad of tekstverwerking software om het te nemen naar beneden of overbrengen van hem of haar naar de voicemail.
Schema
Veel van van de receptionnist baan zal worden om ervoor te zorgen dat de afspraken worden gehouden. Planning is afhankelijk van de behoeften en wil van beide partijen. Als de baas kan niet overweg met back-to-back vergaderingen, moet dan de receptionist uitspreiden zijn of haar afspraken. Als de client voldoen aan volgende week woensdag en niet deze maandag moet, moet de noodzakelijke wijzigingen aanbrengen in de receptioniste. Het is een vuistregel te altijd bevestigen met beide partijen wanneer herschikking. Het is ook een goed idee om afdrukken of e-mail het schema elke dag voor de werkgever zodat hij of zij op taak blijft.
Sorteren van de post
Mail, of pakketten, brieven, uitdrukkelijke pakketten of zelfs e-mail, het Bureau zal overspoelen. De receptioniste is belast met ervoor te zorgen dat elk stuk van mail correct wordt afgeleverd. Elke werknemer moet een cubby of vak waar ze hun e-mail controleren. Van de receptionnist verantwoordelijkheid is om erachter te komen waar elk stuk gaat, en verdelen het dienovereenkomstig. Als er een belangrijk pakket, moeten zij als zodanig markeren.
Bijhouden
Sommige medische of tandheelkundige kantoren hebben patiënten records die moeten worden ingediend na elk bezoek. Andere kantoren houden van opendeurdagen of andere evenementen, en moeten een record van wie of hoeveel bezocht. Wat het Bureau nodig heeft, receptionisten moeten weten wat om bij te houden. Deze records zijn vaak gehouden op spreadsheet-software, dus ze vertrouwd zijn met computer programma's zoals MS Excel moet.
Boodschappen
Boodschappen vallen vaak aan de receptioniste. Bijvoorbeeld, kunnen zij worden gevraagd om de bestelling koffie voor de baas in de ochtend, of zij wellicht te lopen naar de hoek slaan en pick-up lunch voor iedereen. Zij zullen waarschijnlijk moeten maken van kopieën van documenten op een kopieermachine gedurende de dag. De details van het runnen van het Bureau zal vaak vallen aan hen.
