Managers van Six Sigma projecten wijden een aanzienlijke hoeveelheid tijd aan het uitvoeren van de vergaderingen. Terwijl deze sessies stimuleren kunnen samenwerking en het delen van de idee, kunnen zij ook een heleboel tijd afval vanwege slechte vergadering beheer. Sommige managers gaan in vergaderingen met geen duidelijke agenda; of een agenda hebben maar concentreren verliezen en op andere raaklijnen afgaan. De Lean Six Sigma-methodologie omvat een paar basisvergaderwerkruimte technieken om ervoor te zorgen dat projectvergaderingen zowel effectief en efficiënt.
Belanghebbenden uitnodigen
Een projectvergadering van Six Sigma is een als een partij. Als u niet van plan het zorgvuldig bent, kan u kijken incompetent en ongeorganiseerd. De eerste regel van Six Sigma vergadering planning gaat om identificatie van de voornaamste belanghebbenden die de vergadering moeten bijwonen en ervoor te zorgen dat ze krijgen uitgenodigd. Een vergadering is alleen handig als de juiste besluitvormers in opkomst zijn. Weten wie moet er tevoren en zorg ervoor dat ze op de vergadering "guest list."
Plannen en een Agenda publiceren
De opstelling en publicatie van een agenda is een kritische regel voor effectieve vergadering versoepeling. Gelet geen agenda brengt uw vergadering in gevaar van het zijn een verspilling van tijd. De agenda van een vergadering helpt u en uw Projectteamleden de vergadering voorbereiden. Publiceren van de agenda tevoren kunt uw deelnemers om te begrijpen wat je wilt bereiken tijdens de vergadering, en schetst een duidelijk pakket onderwerpen, doelstellingen en termijnen.
Praktijk de zeven-tweede regel
Vergaderingen kunnen een heleboel nadenken stemmende discussie betrekken en vraag vragen. In sommige vergaderingen, kan de bemiddelaar aanmoedigen vragen, maar gaan zonder waarbij deelnemers een kans het onderwerp bespreken. De zes Sigma zeven-tweede regel vereist dat bemiddelaars zeven seconden te geven na een vraag. De zeven-tweede regel zorgt ervoor dat individuen kunnen begrijpen en adequaat op de vraag reageren. De reactietijd haasten kunt voorkomen dat de uitwisseling van innovatieve ideeën.
Ijsbrekers op de juiste wijze gebruiken
Vergadering ijsbrekers zijn een geweldig hulpmiddel voor de uitoefening van de groepsdiscussie, maar veel managers afzien van de activiteit als gevolg van een vermeend gebrek aan tijd of interesse. Ijsbrekers zijn een geweldige manier om te leren kennen van uw projectteam, bevorderen van teamwork en samenwerking stimuleren. Overwegen de voordelen van de oefening voor het neerzetten van de ijsbreker van uw agenda. Volgens iSixSigma, kan een vijf minuten durende icebreaker in een uur durende vergadering leiden tot 55 minuten van productiviteit ten opzichte van 60 minuten verspilde tijd.
Ideeën in the Parking Lot
Sommige discussies zijn onvermijdelijk afwijken van de agenda. Het concept van de parkeerplaats is een handige en efficiënte manier om de ontmoeting weer op de rails te krijgen. Vastleggen van verse concepten of nieuwe ideeën als ze komen tijdens de vergadering op een apart stuk papier, whiteboard of flip-over; Dit is van de vergadering "parking lot." Na het schrijven van het artikel, gaat u verder met de discussie volgens uw agenda. Opnieuw de parkeerplaats items aan het einde van de vergadering en besluiten tot een cursus van actie. Natuurlijk, betekent dit toe van de tijd op de agenda van de vergadering om te bespreken parkeerplaats items; vijf tot 10 minuten is over het algemeen voldoende voor een uur durende vergadering.
Gemachtigde rollen en verantwoordelijkheden
Telefonisch vergaderen en verantwoordelijkheden delegeren helpt te gaan van het projectteam en distribueren van belangrijke bijeenkomst verantwoordelijkheden. In het algemeen, moet een vergadering facilitator bijstand van een tijd keeper, scribe, proces checker en presentator. In de Six Sigma-model, de tijd keeper horloges de klok, de scribe documenten belangrijk project-gerelateerde nieuws de checker proces onderhoudt de focus van de vergadering en de presentatrice deelt ideeën. Sommige individuen kunnen spelen meerdere rollen; de vergadering bemiddelaar kan bijvoorbeeld ook fungeren als de presentator. U kunt deelnemers in kennis van hun rollen en verantwoordelijkheden altijd vooraf of tijdens de vergadering; echter, veel mensen waarderen ten minste één dag bericht.
Document actie-Items en volgende stappen
Einde van uw vergaderingen met een gedocumenteerd plan voor volgende stappen of actie-items voor verbetering. Het plan om de deelnemers aan de vergadering op een tijdige manier te verdelen. Dit zorgt ervoor dat de leden van de teams van het project blijven zich bewust van hun rol en betrokkenheid op een project, en de termijn voor toegewezen werk. Een zorgvuldig voorbereide actieplan elimineert het misbruik van waardevolle hulpbronnen. In het algemeen een goede vergadering actieplan omvat de acties die nodig zijn, wie is verantwoordelijk voor het voltooien van de taak en de specifieke inachtneming van de toegewezen taak.
